Warum wir Pflichtstunden neu gedacht haben

16. September 2026

Pflichtstunden sind eigentlich eine ziemlich gute Idee. Menschen bringen sich ein, übernehmen gemeinsam Aufgaben und sorgen dafür, dass eine Kita, ein Verein oder eine andere Gemeinschaft funktioniert. Der eine hilft beim Sommerfest, die andere kümmert sich um den Garten, jemand repariert etwas und wieder jemand übernimmt einen Dienst. Gerade in Elterninitiativen und kleineren Vereinen ist diese Mitarbeit oft ein wichtiger Teil davon, dass die Gemeinschaft überhaupt so funktionieren kann, wie sie gedacht ist.

Das eigentliche Problem sind deshalb auch nicht die Pflichtstunden. Das Problem ist die Organisation drumherum. Wer hat was gemacht? Wie viele Stunden wurden dafür geleistet? Wer muss noch Stunden erbringen? Welche Aufgaben stehen demnächst an? Und wer kümmert sich eigentlich darum, dass all diese Informationen am Ende wieder an der richtigen Stelle landen?

Genau an diesem Punkt beginnt die Geschichte von WirWerk.

Wenn aus einer einfachen Excel-Liste plötzlich Verwaltung wird

Excel ist großartig. Wirklich. Auch wir benutzen Excel und werden sicherlich nicht anfangen zu behaupten, dass jede Tabelle sofort durch eine eigene Software ersetzt werden muss. Für viele Dinge ist eine einfache Tabelle vermutlich sogar die beste Lösung.

Bei Pflichtstunden stößt dieses Prinzip allerdings irgendwann an Grenzen. Eine Liste enthält die Familien oder Mitglieder und ihre Sollstunden. Eine zweite Liste wird vielleicht für ein Sommerfest angelegt. Aufgaben werden per E-Mail, Messenger oder Aushang verteilt. Jemand übernimmt spontan eine Arbeit und meldet seine Stunden ein paar Wochen später. Eine andere Person möchte wissen, wie viele Stunden sie eigentlich noch leisten muss. Und am Ende des Jahres muss jemand aus all diesen Informationen wieder einen verlässlichen Gesamtstand herstellen.

Das funktioniert. In vielen Organisationen funktioniert es sogar seit Jahren. Aber es funktioniert vor allem deshalb, weil einzelne Menschen sehr viel Zeit und Aufmerksamkeit investieren, damit es funktioniert.

Genau das fanden wir spannend. Denn wenn eine Aufgabe immer wieder nach demselben Prinzip erledigt werden muss, Informationen mehrfach übertragen werden und Menschen regelmäßig nach ihrem aktuellen Stand fragen müssen, dann ist das eigentlich ein ziemlich guter Anwendungsfall für Software.

Nicht, weil man unbedingt noch eine App braucht. Sondern weil Software hier tatsächlich Arbeit abnehmen kann.

Was muss gemacht werden, wer macht es und wie viel ist noch offen?

Als wir angefangen haben, über eine bessere Lösung nachzudenken, wollten wir den Prozess zunächst auf die wirklich wichtigen Fragen reduzieren. Welche Aufgaben stehen an? Wer kann sie übernehmen? Wer hat tatsächlich gearbeitet? Wie viel Zeit wurde dafür geleistet? Und wie sieht anschließend der aktuelle Stand der Pflichtstunden aus?

Aus diesen Fragen ist der Kern von WirWerk entstanden.

Aufgaben können zentral veröffentlicht und Personen zugeordnet werden. Geleistete Zeiten können dokumentiert und geprüft werden. Gleichzeitig entsteht daraus automatisch ein aktueller Überblick darüber, welche Pflichtstunden bereits erfüllt wurden und was noch offen ist. Die Dokumentation entsteht also nicht erst irgendwann am Jahresende, sondern während der eigentlichen Arbeit.

Das klingt zunächst nach einem relativ einfachen Unterschied. In der Praxis verändert es aber den gesamten Ablauf. Wenn die Daten bereits dort entstehen, wo die Arbeit organisiert wird, muss später niemand mehr verschiedene Listen, Nachrichten und handschriftliche Notizen zusammenführen.

Unser Ziel war deshalb von Anfang an nicht, eine Excel-Tabelle einfach hübscher in einem Browser darzustellen. Wir wollten den Prozess dahinter vereinfachen.

Eine Familie ist kein Benutzerkonto

Während der Entwicklung haben wir relativ schnell gemerkt, dass die Realität deutlich komplexer ist als das klassische Softwaremodell „Benutzer hat Stunden“.

Nehmen wir eine Kita als Beispiel. Die Pflichtstunden können sich auf ein Kind oder eine Familie beziehen. Tatsächlich arbeiten können aber unterschiedliche Personen. Vielleicht übernimmt die Mutter einen Gartendienst, der Vater hilft beim Aufbau des Sommerfests und bei einer anderen Familie ist regelmäßig noch eine weitere Person beteiligt. Gleichzeitig braucht längst nicht jede Person zwingend einen eigenen Zugang zur Anwendung.

In einem Verein sieht die Situation wieder anders aus. Dort können Pflichtstunden direkt an einer Mitgliedschaft hängen. In einem Kleingartenverein spielt vielleicht zusätzlich die Parzelle eine Rolle. Und trotzdem bleibt die grundlegende Frage immer dieselbe: Wer ist für die Stunden verantwortlich und wer hat die Arbeit tatsächlich geleistet?

Deshalb haben wir WirWerk bewusst nicht ausschließlich um Benutzerkonten herum aufgebaut. Im Mittelpunkt stehen Personen, Verantwortlichkeiten und die tatsächlich geleistete Arbeit. Ein Login ist nur der Zugang zur Anwendung und nicht automatisch die fachliche Identität eines Menschen.

Das ist ein Detail, das Besucher der Anwendung wahrscheinlich kaum bemerken werden. Für uns ist es aber ein wichtiger Teil davon, dass WirWerk nicht nur in einem ganz bestimmten Modell funktioniert.

Nicht jede Gemeinschaft arbeitet gleich

Ähnlich sieht es bei den Abläufen aus. Eine Kita organisiert sich anders als ein Sportverein. Ein Kleingartenverein hat andere Anforderungen als eine Elterninitiative. Selbst zwei Kitas können völlig unterschiedliche Regeln dafür haben, wie viele Pflichtstunden erbracht werden müssen, welche Arbeiten zählen oder wie bestimmte Dienste organisiert werden.

Wir könnten versuchen, all diese Möglichkeiten direkt in eine riesige Anwendung zu packen. Das Ergebnis wäre vermutlich eine Software mit unzähligen Menüpunkten, Einstellungen und Funktionen, von denen jede einzelne Organisation nur einen kleinen Teil benötigt.

Genau das wollen wir nicht.

Der Kern von WirWerk soll überschaubar bleiben: Menschen verwalten, Aufgaben organisieren, geleistete Arbeit dokumentieren und Pflichtstunden nachvollziehbar auswerten. Darauf können zusätzliche Funktionen und Module aufbauen, wenn eine Organisation sie tatsächlich benötigt.

Ein gutes Beispiel dafür sind Dienste, die nach festen Rhythmen geplant werden müssen. Für manche Einrichtungen ist das ein zentraler Bestandteil ihres Alltags, für andere völlig irrelevant. Eine solche Funktion muss deshalb nicht zwangsläufig jedem Benutzer permanent im Weg stehen.

Wir wollen lieber ein System bauen, das mit seinen Organisationen wachsen kann, als eines, das am ersten Tag versucht, jeden denkbaren Spezialfall abzubilden.

Software soll Verwaltungsarbeit reduzieren

Bei der Entwicklung kommen wir deshalb immer wieder auf dieselbe Frage zurück: Spart diese Funktion am Ende tatsächlich Arbeit?

Digitalisierung allein ist für uns kein Selbstzweck. Einen Papierprozess exakt in einer Webanwendung nachzubauen, macht ihn noch nicht automatisch besser. Im schlimmsten Fall entsteht einfach nur ein neuer Ort, an dem zusätzlich Daten gepflegt werden müssen.

WirWerk soll möglichst viel Selbstverwaltung ermöglichen. Menschen sollen selbst sehen können, welche Aufgaben anstehen, sich beteiligen und nachvollziehen können, welche Arbeit bereits erfasst wurde. Verantwortliche sollen gleichzeitig einen verlässlichen Überblick behalten, ohne dafür permanent Listen aktualisieren oder Einzelanfragen beantworten zu müssen.

Wenn am Ende des Jahres eine Auswertung benötigt wird, sollten die Daten dafür längst vorhanden sein. Wenn jemand wissen möchte, wie viele Pflichtstunden noch fehlen, sollte dafür niemand eine Excel-Datei öffnen müssen. Und wenn für eine Veranstaltung noch Helfer benötigt werden, sollte daraus kein Nachrichtenaustausch mit zwanzig einzelnen Personen entstehen.

Das ist für uns die Art von Digitalisierung, die einen tatsächlichen Nutzen hat: Die Technik tritt möglichst weit in den Hintergrund und sorgt dafür, dass weniger organisiert werden muss.

Viele der besten Ideen entstehen erst im Gespräch

WirWerk ist aus einer konkreten Problemstellung entstanden, aber wir merken schon jetzt, dass viele der interessantesten Ideen erst entstehen, wenn wir mit den Menschen sprechen, die solche Gemeinschaften tatsächlich organisieren.

Dann geht es plötzlich nicht mehr nur um Pflichtstunden. Eine Kita organisiert vielleicht regelmäßig Kochdienste. Eine andere Einrichtung möchte Einkäufe besser dokumentieren, weil Eltern Materialien besorgen und anschließend Belege einreichen. Ein Verein steht vor der Frage, wie Arbeitseinsätze besser geplant werden können. An anderer Stelle geht es darum, Informationen zuverlässig an die richtigen Personen zu bekommen.

Bei solchen Gesprächen versuchen wir nicht sofort, aus jedem Problem eine neue Funktion zu machen. Manchmal reicht ein bestehender Ablauf völlig aus. Manchmal lässt sich eine Anforderung mit einer kleinen Erweiterung lösen. Und manchmal steckt dahinter tatsächlich ein Problem, das viele Organisationen haben könnten.

Genau diese Erfahrungen wollen wir künftig auch hier im Blog teilen. Nicht nur fertige Produktankündigungen, sondern auch Ideen, Beobachtungen und Dinge, die wir bei der Entwicklung lernen.

Denn WirWerk soll nicht am Schreibtisch entstehen und anschließend Organisationen erklären, wie sie arbeiten sollen. Die Software soll sich an den tatsächlichen Abläufen orientieren.

WirWerk ist noch lange nicht fertig

Das bedeutet zwangsläufig auch, dass WirWerk heute nicht jede denkbare Funktion besitzt. Und das finden wir völlig in Ordnung.

Wir möchten lieber einen stabilen und verständlichen Kern haben, der ein echtes Problem gut löst, als eine möglichst lange Featureliste präsentieren zu können. Neue Funktionen sollen dort entstehen, wo sie einen nachvollziehbaren Nutzen haben. Bestehende Funktionen dürfen sich verändern, wenn wir merken, dass ein Ablauf in der Praxis anders funktioniert als ursprünglich gedacht.

Dabei wird es sicherlich auch Ideen geben, die wir ausprobieren und später wieder verwerfen. Das gehört für uns zur Produktentwicklung dazu.

Dieser Blog soll deshalb auch ein Blick hinter die Kulissen werden. Wir wollen darüber schreiben, welche Probleme uns begegnen, welche Lösungen wir ausprobieren und warum manche Funktionen genau so aussehen, wie sie aussehen.

Warum eigentlich WirWerk?

Der Name beschreibt am Ende ziemlich gut, worum es uns geht.

Eine Kita, ein Verein oder eine Elterninitiative funktioniert nicht allein durch Verwaltung. Sie funktioniert, weil Menschen gemeinsam etwas beitragen. Sie organisieren Veranstaltungen, kümmern sich um Räume und Außenflächen, übernehmen Dienste, helfen anderen und investieren ihre eigene Zeit.

Diese gemeinsame Arbeit ist etwas Positives. Die Verwaltung dieser Arbeit sollte dagegen möglichst wenig Zeit beanspruchen.

Genau dort soll WirWerk helfen.

Pflichtstunden waren für uns der Ausgangspunkt. Dahinter steckt aber eine größere Idee: Organisation sollte nicht die Zeit auffressen, die eigentlich für die Gemeinschaft gedacht ist.

Und genau daran arbeiten wir.